Cada año, hacia noviembre, empieza una de las tareas mas delicada de mi función. Elaborar el presupuesto de marketing que someteré a la gerencia y dirección financiera par que lo aprueben.

Con este presupuesto tendré poner en marcha las acciones previstas y las imprevistas gastar más de la cuenta. Lo habéis vivido ¿verdad? En este post intento ayudar a crear, dividir y controlar tu presupuesto y además te sugiero una estructura para hacer el trabajo más fácil.

Tengo la costumbre de acompañar el proceso con dos documentos calves, una memoria del trabajo realizado durante le año y los resultados obtenidos respecto a los objetivos y expectativas, y el plan de marketing trienal actualizado, identificando por ejemplo como ha cambiado el dafo, que parte del trabajo queda pendiente  realizar, que objetivos se han cumplidos y cuales son los nuevos objetivos respecto a los movimientos del mercado.

Los adjunto porque es bastante más fácil para mi justificar lo que se ha gastado durante el año y los que se pretende gastar  en futuro.

Defino qué partidas tendré en el presupuesto de marketing

Tanto el documento de memoria como el documento de plan estratégico me ayuda a establecer  las diferentes partidas que debo tener en cuenta. Además recopilo información de los departamentos de ventas y exportación, además de gerencia. Con toda la información sabré  en qué debo gastar el dinero a medio plazo y sobretodo pordrépriorizar partida en el caso que se recorte el presupuesto.

Estas son algunas de las partidas típicas de un departamento de marketing, pero todo depende de tu negocio:

  • Software o App
  • Relaciones públicas
  • Publicidad en medios impresos
  • Publicidad online
  • Publicidad en televisión y radio
  • Ferias, Eventos y sponsorships
  • Gasto en agencia de publicidad o marketing
  • Mantenimiento de página web y blog
  • Generación de contenidos para el blog
  • Diseño gráfico
  • Merchandising

El documento del plan de marketing tiene que incluir todas las partidas que se apliquen al proyecto para que despues se entienda el reparto que hemos realizado del presupuesto entre todas ellas.

Por supuesto el presupuesto parte de estimación de los gastos de cada partida del presupuesto de marketing

Ahora que tengo claras todas las partidas para las que tengo que invertir dinero durante el año, tengo que repartir el presupuesto entre ellas.

Pongamos que me han dado 45.400 € para todo el año, esta sería una opción de reparto para cada partida de forma anual:

  • Software y App: 2.400 €
  • Relaciones públicas: 1.000 €
  • Publicidad en medios impresos: 500 €
  • Publicidad online: 3.600 €
  • Publicidad en televisión y radio: 3.000 €
  • Feria y Eventos y sponsorships: 15.000 €
  • Gasto en agencia de publicidad o marketing: 3.000 €
  • Mantenimiento de página web y blog: 3.000 €
  • Generación de contenidos para el blog: 11.000 €
  • Diseño gráfico: 1.400 €
  • Merchandising: 1.500 €

¡Ei! Claro que esto es solo un ejemplo ficticio para que comprendas la importancia de detallar cuánto vamos a gastar en cada elemento. Y evidentemente en base al reparto del presupuesto también estamos indicando cuales son las prioridades estratégicas de nuestro departamento por lo que tiene que estar bien argumentado en le plan y en los resultados de recopilados en nuestra memoria anual.

Elaborar el documento de presupuesto de marketing

Los  documentos en los que profundizo y desarrollo la información necesaria para entender los presupuesto la estructuro de esta forma

  • Categorías: las partidas a las que voy a destinar el presupuesto.
  • Presupuesto: el presupuesto total anual  que estimo necesario para cada partida..
  • Gastado: el presupuesto que voy consumiendo de cada partida. Para ello hago hojas especifica por cada categoría donde especifico y acumulo los gastos.
  • Disponible: una celda que me indique cuánto presupuesto me queda de cada partida.
  • % restante: esto me ayuda a tener bajo control el % gastado  de cada partida. Además me es muy útil para elaborar el plan de marketing del año siguiente.
  • Opcional: Gasto mensual: indica de forma mensual cuánto dinero se ha gastado en cada partida. Lo conisdero ipcional porque no necesariamente todos los gastos tiene cadencia mensual.

 

Espero os haya ayudado.… ¡manos a la obra! Espero que lo encuentre útil  y que dejes algún comentario. 🙂

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